日誌・月別状況報告書の作成・出力

・児童と職員の入退室履歴から単位毎の開所を自動で判定します。
・活動の日誌もシステム上で作成できます。
・作成した日誌の内容をもとに月別状況報告書が作成されます。
│手順



●管理画面＞入退室履歴を見る 　から各帳票の作成、出力ができます。

「月別状況報告書」…日報の内容をもとに、自動で作成・出力できます
「日誌」…日誌を作成、出力できます
「出席簿」…月別でエクセルに出力できます
「加配調整」…加配の振分・調整ができます（週、月単位）


 
│日誌の作成・修正・出力
※利用開始は2025年4月からです
 


＜日誌の作成＞
「日誌」→日付をクリックして、「作成する」
※作成済の日付には鉛筆マーク（内容の変更は「修正する」から）
※児童の登録情報や入退室記録を修正した場合は、再度「作成する」から記録を更新してください
※職員の退勤時刻が反映されていない場合は、再度「作成する」から記録を更新してください





最初に）受入体制のチェック
★放課後キッズクラブの場合★
わくわく【区分1】の受入体制等を設定します。
例）平日の場合
・わくわく【区分1】受入体制
　「放課後～16時で受入れ」か、「受入無」を選択します
　※「受入無」を選択した場合、区分1児童は全員スポット利用になります
　年間カレンダーでプログラムスポット特例日を設定済みの場合は、「個別時間設定で受け入れる」で自動連携されます

・子ども教室加算算定の対象外日
　対象外にする場合にチェック

・開所・閉所時刻
　単位毎の当日の開所・閉所時刻を入力します　※2025年4月11日より利用できます





例）夏休みなど休校日の場合
受入時間内は、わくわく【区分1】の職員配置が開所の条件になります。
　※「受入無」を選択した場合、区分1児童は全員スポット利用になります




★放課後児童クラブの場合★
・開所・閉所時刻
　単位毎の当日の開所・閉所時刻を入力します　　※2025年4月11日より利用できます




↓↓↓
受入れ体制を設定すると日誌の作成画面が表示
【日誌作成画面】




＜長時間（分）について＞



1）開所した単位を確認
加配の職員配置の人数のため、予定より単位が多く開所されている場合は、
クラブでまず超過した開所単位を閉所にして保存ください。
※閉所にすると加配値も含め再計算されます


2）当日の時間帯毎の開所状況を確認
・ 開所判定グラフを確認する方法はこちらから

3）加配人数を確認
・ 加配を調整する場合はこちらから

4）活動記録を入力
活動内容など、項目ごとに入力、登録します。
クラブ独自の項目は「項目タイトルを挿入」から作成できます。
ファイルをアップロードすることも可能です。
月行事予定カレンダーに事前にプログラム内容を設定すると、「プログラム実施」項目が自動で表示されます。



 
┃開所判定のグラフ
＜開所判定グラフを確認する手順＞

■職員の出退勤記録をベースに、
職員人数（支援員、補助員）が、配置基準を満たす支援単位数を開所判定します

※クラブ毎に上限開所単位を設定しています
※時刻毎 単位毎の開所/閉所で開所時間を計算します
※クラブ開所時間設定内の職員の出退勤記録で開所判定します



■開所判定グラフ
※グラフは10分単位で表示されます

①開所単位数と必要単位数（利用児童数）の確認
 利用児童数を受入れ可能な単位数か開所されているか時刻毎に確認できます
 単位が落ちている場合は、対象時間がアラート表示（赤線）されます



※必要単位未満の時間がある場合の要因
・区分1の受入開始時間に職員の入室記録が間に合わなかった
・開所時間に、補助員のみ入室記録があり、途中で支援員の入室記録があった
・交代する職員が、戻りの職員より、先に中抜け記録があった


②職員配置数と最低配置数の確認
 単位が落ちている場合は、その時間の職員配置を確認します



③利用児童数（区分2）
すくすく【区分2】の利用児童数を時刻毎に確認できます



④障害児の利用数
障害児の利用数を時刻毎に確認できます



 
┃加配調整
＜加配を調整する手順＞

「加配を調整する」から、加配の振分、追加など調整ができます。



■加配の振分
当月初日(1日）、障害児の登録児童数を確認し、よければ「確定」ボタンで確定します。
※当月1日の日誌を作成しないと、障害児の登録児童数が表示されません



「変更」ボタンから、加配の振分を行います(白色の箇所が、振分可能）
クリックして「〇」をつけ振分、よければ確定します。
※「障害児の利用数グラフ」で、利用児童数、職員配置数と最低配置数を確認できます


 
┃月別状況報告書
＜月報を出力する手順＞

「月状況報告書」から、月報エクセルの出力ができます。
※月報は、日誌を作成したデータをもとに出力されますので、月報出力前に、開所した全ての日誌の作成を完了してください。
　月報の登録児童数へは、月初日開所の日誌作成データが反映します。




【参考】Q.日誌・月報エクセルで数値の計算がされない場合